Mi számít elveszett számlának?
Az elveszett számla olyan dokumentum, amelyet a kiállítást követően már nem tudsz megkeresni vagy nem áll a rendelkezésedre. Fontos különbséget tenni a számla elvesztése és a számla megsemmisülése között. Míg az elveszett számla egyszerűen eltűnt, a megsemmisült számla fizikailag károsodott, például tűz vagy víz következtében. Az elvesztés különféle dokumentumtípusokra vonatkozhat: papíralapú és elektronikus számlák egyaránt elveszhetnek. Papíralapú számlák esetén ez lehet egy rosszul rendszerezett irattár eredménye, míg elektronikus számlák esetében a nem megfelelő digitális mentési szokások miatt is bekövetkezhet. Ha bármelyik számlatípus eltűnik, fontos mielőbb intézkedni annak pótlása érdekében.
Kötelezettségek számviteli és adózási szempontból
Elveszett számla esetén fontos megérteni a bizonylatmegőrzés fontosságát. A könyvelésben minden pénzügyi tranzakciót alá kell támasztanod megfelelő dokumentumokkal, ezért az elveszett számla komoly problémát okozhat. A jogszabályok előírják, hogy a bizonylatokat meghatározott ideig meg kell őrizni, ami általában 6-8 év. Ez idő alatt bármikor ellenőrizheti az illetékes hatóság a könyvelésed.
Az elveszett számla különösen akkor jelenthet gondot, ha a könyvelési zárás vagy adóhatósági ellenőrzés idején hiányzik. Ilyenkor a számla nem áll rendelkezésre, hogy alátámaszd a kiadásaidat vagy bevételeidet. Ez különösen problémás lehet, ha az ÁFA visszaigényléséről van szó, mivel a számlák igazolják az adólevonási jogot.
Összefoglalva, az elveszett számlák a könyvelési pontosságot és a jogszabályi kötelezettségek teljesítését veszélyeztetik. Ezért kiemelten fontos, hogy mindig tájékozott legyél a bizonylatokra vonatkozó jogi előírásokról, és tegyél meg minden tőled telhetőt a számlák megőrzésének biztosítására.
Teendők elveszett számla esetén
Amikor elveszik egy számla, az első lépés, hogy értesítsd a számla kiállítóját. Fontos, hogy a lehető legrövidebb időn belül tájékoztasd őket az eseményről. Ez a gyors reagálás elengedhetetlen.
Ezt követően egyeztetni kell a kiállítóval, hogy milyen formában kérhető a számla pótlása. Sok esetben elegendő egy egyszerű email, de lehet, hogy a kiállító kéri a hivatalos kérvényt, akár postán is. Fontos, hogy az értesítésben minden releváns információt megadj, mint például a számla sorszáma, kiállítás dátuma, és az érintett összeg.
Nincs törvényi korlátja annak, hogy meddig lehet kérni az új számla kiállítását, de fontos figyelembe venni, hogy minél hamarabb rendeződik az ügy, annál jobb mindkét fél számára.
Végül, elképzelhető, hogy jegyzőkönyvet kell írni az esetről. Ez különösen igaz lehet nagyobb cégeknél, ahol a belső szabályzatok előírják az ilyen eljárást. A jegyzőkönyv tartalmazhatja a számla eltűnésének körülményeit, és a megtett lépéseket a pótlás érdekében.
A számlapótlás menete
Hivatalos másodpéldány igénylése: Amikor elveszítesz egy számlát, először is keresd fel a számla kiállítóját. Tudasd vele, hogy szükséged van egy hivatalos másodpéldányra. Sok vállalkozás rendelkezik protokollal az ilyen esetekre, és örömmel segítenek neked.
- Írásos kérelem: Általában írásban kell kérned a másodpéldányt. Használhatsz e-mailt, amiben részletezed a kéréseidet.
- Azonosító adatok: A kérelmezés során biztosan szükséges lesz néhány információ megadása, mint például az eredeti számla sorszáma, a kiállítás dátuma, az összeg, és a termék vagy szolgáltatás leírása.
Elektronikus számla ismételt lekérése: Ha a számla elektronikus formában létezett, akkor gyakran könnyebben lekérhető egy ismételt példány. Előfordulhat, hogy az online rendszerben te magad is újra letöltheted azt.
- Online hozzáférés: Sokszor a számla kibocsátója rendelkezik egy online portállal, ahol újra elérheted és letöltheted az elektronikus számlát.
- Visszaigazoló e-mail: Ellenőrizd az e-mail fiókodat is, mert előfordulhat, hogy már korábban megkaptad a számlát, és csak egy régi üzenetet kell újra megtalálnod.
Milyen adatokat kell tartalmaznia a pótlásnak?: Amikor megkapod a másodpéldányt, ügyelj rá, hogy minden adat megfeleljen az eredetinek. Kulcsfontosságú, hogy az adatok pontosak és hiánytalanok legyenek.
- Számla száma és dátuma: Az új számlán ezek az adatok pontosan ugyanúgy jelenjenek meg, mint az elveszett példányon.
- Termék vagy szolgáltatás adatai: Ügyelj arra, hogy a termék vagy szolgáltatás neve, mennyisége és ára is helyesen szerepeljen.
- Vállalkozás adatai: A kiállító és a vevő cég adatai, mint például a név, cím, adószám, szintén mind helyesen szerepeljenek a dokumentumon.
Mit tehet a könyvelő, ha nincs meg a számla?
Ha a számla nem található, a könyvelő különböző lépéseket tehet. Először is, az elszámolhatóság kérdése nagyon fontos. Ha nincs meg a számla, akkor az adott tranzakció elszámolása nehézségekbe ütközhet, ugyanis a bizonylat az igazolás alapja az adóhatóság felé. Ilyenkor érdemes mérlegelni, hogy szükséges-e másféle dokumentációval pótolni a hiányt.
Következő lépésként jöhetnek szóba ideiglenes megoldások. Készíthető egy belső jegyzőkönyv, amely részletesen leírja az ügylet körülményeit és az elvesztés tényét. Ehhez társítható egy megerősítő nyilatkozat is, amelyet az ügyfél vagy a partner cég aláírhat. Ez segít igazolni a tranzakciót, amíg a pótlásra sor nem kerül. Fontos, hogy ezek az ideiglenes dokumentumok nem helyettesítik teljesen a hivatalos számlát, de átmeneti megoldást nyújtanak.
Ha minden erőfeszítés ellenére sincs meg a számla, javasolt lehet egy bejelentést tenni az adóhatóságnál. Ez különösen akkor javasolt, ha az eltűnt számla jelentős értéket képvisel, vagy ha úgy tűnik, hogy az eltűnés rendszeres probléma. A bejelentés dokumentálja, hogy a vállalkozás megtette a szükséges lépéseket a számlapótlás érdekében, és az adóhatóság is tisztában van a helyzettel.
Elkerülési praktikák a jövőben
Számlák digitalizálásának előnyei: A számlák digitalizálása segít megelőzni az elvesztésüket. Elektronikus formában könnyen hozzáférhetővé válnak. A digitalizált dokumentumok biztonsági mentésekkel is védhetők. Így kevésbé valószínű, hogy elérhetetlenné válnak technikai meghibásodás esetén. Az elektronikus számlák tárolása egyszerűbb és helytakarékosabb.
Megfelelő iratkezelő rendszer kialakítása: Fontos egy jól működő iratkezelő rendszer kiépítése. Ez segít a dokumentumok átlátható és rendszerezett kezelésében. Használj megbízható szoftvereket, amik automatikusan archiválják a számlákat. A megfelelő iratkezelő rendszer minimalizálja a számlák elvesztésének kockázatát.
Folyamatos belső ellenőrzés jelentősége: Rendszeres belső ellenőrzések garantálhatják, hogy mindenkor naprakészen és rendszerezetten tárolod a számlákat. Az ellenőrzések során észlelt hiányosságok azonnal kijavíthatók, ezzel megelőzhetők a jövőbeli problémák. Az ellenőrzések emellett a felelőséget is erősítik a munkavállalók körében. Mindez hozzájárul a számlák biztonságának növeléséhez.
Képek: Unsplash